Sanal Toplantı Nedir? Sanal Toplantının 5 Avantajı…

Bu yazımızda sizlere dijitalleşme ile hayatlarımızda yaygınlaşan sanal toplantı (virtual meeting) kavramını ve bu toplantı şeklinin avantajlarını anlattık.

Sanal Toplantı Nedir?

Sanal Toplantı Nedir?

Günümüzde, özellikle de COVID-19 nedeniyle sosyal teması azaltmak için gerek okullarda, gerek alışverişte, gerekse iş yerlerimizde her şeyin dijitalleştiği bir ortamdayız ve hemen hemen her işimizi de dijital platformlarda rahatlıkla yönetebiliyoruz. Peki dijital platformlar ile yapılan ve adını sıkça duyduğumuz “virtual meeting” yani sanal toplantı olarak adlandırdığımız toplantı nedir?

Bahsettiğimiz gibi artık toplantılarımız dahil işlerimizin çoğunu teknolojinin de gelişmesiyle, bazen zorunluluktan bazen de tercihen dijital ortamda gerçekleştiriyoruz. Teknolojinin hızla ilerlemesi ile birlikte, birçok platformdan gerçekleştirebileceğiniz sanal toplantılar ile işinizle ilgili önemli detayları konuşabilir, sunumlarınızı sanal ortamda gerçekleştirebilir, çalışanlarınız veya ekibinizle farklı lokasyonlarda online toplantılar yapabilirsiniz. Ayrıca bu toplantılar ile daha geniş kitlelere ulaşarak, daha kalabalık toplantılar gerçekleştirmeniz de mümkündür. Bu sayede toplantılarınızı yapmak için fiziksel olarak bir arada olmanız gerekmez, farklı ofislerde de olsanız sadece uyumlu bir cihaz ve internet bağlantısı ile toplantılarınızı daha konforlu hale getirebilirsiniz.

Sanal Toplantının Avantajları

İnternet kullanımının da artması ile online toplantılar daha da yaygın hale geldi diyebiliriz. Ofise gidemeyen, seyahat edemeyen birçok çalışan bu toplantılarını online ortamda gerçekleştirmeyi tercih etmektedir. İşletmeler için özellikle günümüz şartlarında oldukça yaygınlaşan bu toplantıların sağladığı avantajlara göz atalım;

  • Zaman Tasarrufu Sağlar: Sanal ortamda yaptığınız toplantılar sizin zamandan tasarruf etmenizi sağlar. Peki, zamandan nasıl tasarruf edebilirsiniz? Çalışanlarınızla, iş ortaklarınızla veya ekibiniz ile toplantılar yaparak, sadece size ve onlara uygun bir zaman belirleyerek bulunduğunuz yerden zaman harcamak zorunda kalmazsınız çünkü toplantıya gitmek için hazırlanmanız gerekmez, herhangi bir yere gitmediğiniz için yolda da vakit harcamazsınız. Ayrıca, istediğiniz zaman ve istediğiniz yerde toplantı yapabilmek çok daha kolay olacaktır. Bu durumda sadece internet bağlantısına ihtiyacınız var.
  • Toplantı Kaydetme Olanağı Sunar: Yüz yüze gerçekleştirdiğiniz toplantılarınızda bazen kaçırdığınız önemli kısımlar olabilir veya katılamadığınız bazı toplantılar olabilir, online ortamda yaptığınız toplantılarınız esnasında kaçırdığınız noktalar olsa bile kayıt alma avantajı sayesinde toplantılarınızı yeniden izleyebilirsiniz. Özellikle uzun sunumlar ve slaytlarla yapılan toplantılardan sonra tekrar izlemek isteyebilirsiniz ve böylece kaçırdığınız önemli konuları dikkatle dinleyip eksiklerinizi tamamlayabilirsiniz. Bu sayede daha verimli bir şekilde çalışmaya da devam edebilirsiniz.
  • Verimliliği Artırır: Genelde tüm çalışanlarınız yüz yüze yaptığınız toplantılara katılır ve konuyla ilgili olmasa bile toplantıda vakit geçirmek zorunda kalan çalışanlarınız olmuştur, bu da onların vakitlerini alabilir ve motivasyonlarını düşürebilir. Online toplantılar sayesinde sadece ilgili çalışanlarınızın katılabileceği daha kısa ve öz toplantılar yapabilir, gereksiz ve uzun toplantılara olmadan daha verimli bir çalışma ortamı oluşturabilirsiniz. Bununla birlikte çalışanlar sadece gerekli olan toplantılara katılıp vaktini daha verimli kullanır böylece işletme için çok daha verimli bir çalışma ortamı oluşur.
  • Ekip Çalışmasını Destekler: Ekip çalışmasının olduğu işletmelerde çalışanlar daha verimli ve üretken bir şekilde çalışırlar. Sanal toplantılar da ekip ruhu ile çalışmanın uygun olduğu ortamlardan biridir. Bu sayede daha fazla takım çalışması yaratabilir Ayrıca çalışanlarınız online ortamda dosyalarını birbirleriyle paylaşırken ve beyin fırtınası da yaparak anlık toplantılarda fikir alışverişleri de yapabilirler. Daha etkili ekip çalışması ile çalışmalarına devam edebilirler. Bunun yanı sıra toplantı sırasında online olarak paylaştıkları dosyalar üzerinde değişiklikler yapıp anlık olarak kaydedebilirler.
  • Sağlığınızı Korur: Gelelim sanal toplantıların bir diğer avantajına… COVID-19’un hayatımıza girdiği günden beri sağlığımızı korumak için sosyal mesafemize dikkat etmemiz gerekiyor, durum böyle olduğu için uzaktan çalışmayı destekleyen işletmeler de oldukça arttı. Zorunda olmadıkça ofislerde çalışmalar veya toplu etkinlikler yapılmamakta. Sanal toplantılar da böyle bir durumda işletmeler için kurtarıcı haline geldi. Çünkü onlar sayesinde artık yüz yüze görüşmek zorunda kalınmıyor ve hatta çok daha verimli toplantılar gerçekleştirilebiliyor.

Sanal Toplantının Dezavantajları

Online toplantının avantajları olduğu gibi sahip olduğu bazı dezavantajlar da vardır. Sonuçta internet bağlantısı ile gerçekleştirebileceğimiz bu toplantılarda bazı aksaklıklar yaşanabilir, bu yüzden bu dezavantajları birlikte inceleyelim;

  • Zayıf İnternet Bağlantısı: Devir her ne kadar dijital olsa da maalesef internet bağlantılarımız gelgitler yaşıyor. Kaliteli bir online toplantı için tüm ekip üyelerinin iyi bir internet bağlantısına ihtiyacı vardır ve zayıf bir internet bağlantısı birçok şeyin ters gitmesine neden olabilir. Örneğin, çalışanınız toplantının bazı bölümlerini kaçırabilir ki bu çalışan için çok ciddi bir sorundur. Ayrıca internet hızınıza bağlı olarak sizin ve çalışanınızın sesi ve görüntüsü problemli olarak diğer katılımcılara iletilebilir veya sesiniz kesilebilir. Bu yüzden internet bağlantınız sanal toplantı için en önemli faktörlerden biridir.
  • İletişimsizlik: Yüz yüze yaptığınız toplantılar da herkes birbiriyle rahat bir şekilde iletişim kurabilir fakat bu durum online toplantıda biraz daha zor olabilir. Dijital ortamda toplantıların bir diğer dezavantajı çalışanlar arasındaki kötü iletişimdir. Şirketinizde yalnızca sanal toplantılarınız varsa çalışanlarınız birbirini tanımayabilir, birbirlerinde uzak kalabilirler aynı zamanda aralarındaki ilişki de daha soğuk olabilir. Ayrıca ekibinize yeni katılan bir personelin çalışma ortamınıza alışması da zor olabilir. Bu nedenle çalışanlarınız arasındaki iletişim ne yazık ki güçlü olmayabilir.
  • Dikkat Dağınıklığı: Yüz yüze yaptığınız toplantıları daha kolay yönetirken bazı kısıtlamalarla sanal toplantınızı yönetmek zor olduğu için sanal toplantılarda çalışanlarınızın dikkatini çekmeniz zor olabilir daha kolay dikkatleri dağılabilir ve bunu fark etmeniz de zor olacaktır. Mesela, çalışanlarınız toplantı sırasında sizi dinlerken başka bir şeye ilgi duyabilir, bahsedilen konuyu kaçırabilirler ve toplantıdan kopabilirler, bu nedenle tüm bunların yaşanmaması için sanal bir toplantı yapacaksanız, toplantıyı yönetirken daha ilgi çekici içerikler hazırlayabilir ve onların dikkatini toplayacak şekilde konuşabilirsiniz.

Sanal Toplantılar İçin Tercih Edebileceğiniz Bazı Platformlar

Buraya kadar İngilizce karşılığı “virtual meeting” olarak yaygın kullanılan sanal toplantının ne olduğundan, avantaj ve dezavantajlarından bahsettik. Şimdi ise sizlere bu toplantınızı yapabileceğiniz birkaç harika platformdan bahsedeceğiz. Bahsedeceğimiz bu platformların neler olduğuna bir göz atalım;

  • Popüler sanal toplantı platformlarından biri olan Zoom, size ücretli ve ücretsiz olmak üzere farklı iki çeşit plan sunar ve her iki planın da kullanımı kolaydır. Ayrıca, çalışanlarınızın aynı anda HD video akışına sahip olmasına olanak tanıyan Zoom ile online toplantılarınızı kolay ve kaliteli bir şekilde gerçekleştirebilirsiniz. Bunların yanı sıra, Zoom kullanarak sınırsız bulut depolama alanına sahip olacağınız gibi toplantılarınıza 200’e kadar katılımcı dahil edebilirsiniz.
  • Diğer bir sanal toplantı platformu ise Skype‘tır. Çoğumuzun muhtemelen uzun zamandır bildiği bir uygulamadır ve onunla kolayca toplantı yapabilir, ekranınızı çalışanlarınız ile paylaşabilir ve dilediğiniz gibi rahatlıkla sunum yapabilirsiniz bunun yanı sıra Skype’ın anlık mesajlaşma özelliği ile çalışanlarınız ve ekibinizle anlık olarak toplantı gerekmediği durumlarda iletişim kurabilirsiniz.
  • Dijital ortamda toplantı yapmak için bir başka platforma yani Google Meet ile tanışın! Kolay kullanımı sayesinde Google Meet ile toplantılarınızı yapmanız mümkündür. Her toplantı için ayrı bir sanal numara ile toplantılara katılırsınız, böylece gizliliğiniz de korunur. Ayrıca, her türlü cihaza uyum sağlayan bir uygulamadır. Bu sayede çalışanlarınız, iş ortaklarınız veya ekibiniz rahatlıkla kullanabilir, bunun yanı sıra, Google Meet’in web versiyonu da oldukça kullanışlıdır ve herhangi bir uygulama indirmeden de kullanabilirsiniz.
  • Join.me, masaüstü bilgisayarlarınıza, dizüstü bilgisayarlarınıza ve akıllı telefonlarınıza yüklenebilen kullanımı da oldukça kolay bir programdır. Join.me ile ekran paylaşımı yaparak sunumlarınızı ve toplantılarınızı kesintisiz bir şekilde yapabilirsiniz. Ayrıca, Outlook, Office 365 ve Google Takvim gibi diğer çalışma araçlarıyla da senkronize edebilirsiniz.

İşletmeler Neden Online Toplantı Yapmalılar?

Sanal toplantılar internet üzerinde interaktif toplantı ve sunumlar yapmanızı sağlar. Peki, neden işletmeniz için online toplantılar yapmalısınız ve bu toplantıların size ne gibi faydaları var?

Masrafları Azaltır

Sanal toplantılar sayesinde artık ofislerinize gitmenize gerek kalmadan evlerinizde veya dilediğiniz yerde rahatlıkla toplantı yapabiliıyorsunuz. Böylece ofisteki toplantılarınız için yaptığınız harcamalar ortadan kalkmış oluyor. Bununla birlikte, şehir dışında veya yurtdışında katılmanız gereken toplantılara online olarak katılabilirsiniz.Bu sayede bu toplantılar için yaptığınız iş seyahatlerine gerek kalmayacak ve herhangi bir yol veya kalacak yer için masraf yapmayacaksınız. Bunun dışında yüz yüze yaptığınız toplantılarınızda kullandığınız dosya, kağıt ve kalem gibi materyalleri kullanmanıza gerek kalmayacağı için masraflarınız yine azalacaktır.

İnsanlara Ulaşmak Kolaydır

Sanal toplantı yapmanın işletmeniz için başka bir faydası da daha fazla insana, kolayca ulaşmaktır. Bu sayede uzaktan çalışma ortamına sahip olsanız bile görmediğiniz çalışanlarınızı, ekip arkadaşlarınızı görebilir ve onlarla toplantılar yapabilirsiniz. Üstelik dijital bir çağdayız ve artık insanlara ulaşmanın en etkili yolu interneti kullanmak, böylece kendinizi daha fazla kişiye tanıtabilir, daha geniş kitlelere hitap eden sunumlar ve toplantılar yapabilirsiniz.

Daha Kapsayıcıdır

Sanal toplantı daha kapsayıcıdır ve istediğiniz içeriği paylaşabilir, görsel veya videolarla sunumlarınızı zenginleştirerek anlatabilirsiniz. Ayrıca sanal toplantılar ile coğrafi kısıtlama olmaksızın işletmeniz için daha geniş lokasyonları göz önünde bulundurarak aradığınız nitelikteki personeli de daha kolay bulabilirsiniz. Hem de sayı sınırı olmadan!

Sonuç

Bu yazımızda sizlere, sanal toplantının ne olduğundan, avantajlarından ve dezavantajlarından bahsettik. Maliyetinizi düşürmek, zamandan tasarruf etmek, verimliliğinizi artırmak ve şirketinizin faaliyet alanını genişletmek istiyorsanız sanal toplantılar sizin için doğru tercih olacaktır. Bunun yanı sıra, sağlığımıza dikkat etmemiz gereken bir dönemdeyiz, özellikle COVID-19 döneminde, yüz yüze ve kalabalık toplantılar yapmak yerine sanal toplantılar yaparak sosyal mesafenizi koruyup, hem kendi sağlığınızı hem de çalışanlarınızın sağlığını riske atmadan çalışmalarınıza devam edebilirsiniz.

Kaynakça:

  1. https://en.wikipedia.org/wiki/Web_conferencing

Yorum bırakın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

Scroll to Top