Bu yazımızda sizlerle iş iletişiminin nasıl olması gerektiği ile ilgili 4 önerimizi paylaştık.
İş İletişimi Nedir?
Hepimizin de bildiği gibi şirketler için iletişim en önemli kavramlardan biridir. İş iletişimi de departmanların ve ekiplerin kurumsal düzeyde iletişim kurmalarını sağlayan bir araçtır.
İş İletişimine Neden Önem Vermelisiniz?
Bir şirketin başarılı ve dinamik olabilmesi için en önemli şey etkili iş iletişimidir. Çünkü etkili iş iletişimi, yönetim sisteminin en büyük biriminden en küçük birimine kadar aktif olarak çalışmasını sağlar.
İş iletişimi, şirket içindeki bireyler ve şirket dışında iletişim kurdukları birimler (müşteriler, şirketler, perakendeciler vb.) arasında bilgi paylaşımı süreci, günlük iş süreçlerinin ve görevlerin yerine getirilmesi için gereklidir. Şirketteki her yeni eylem, iş iletişimi gerektirir. Örneğin, pazarlama departmanındaki bi yönetici müşteri analizini e-posta ile Ar-Ge ekibine göndermesi veya bir perakendeci ile satın alma departmanının toplantısı iş iletişimidir.
Şirketler iş iletişimine önem vermelidir çünkü, iş iletişimi sağlıklı ve etkili bir şekilde kurulamazsa şirket yapısı bozulur ve şirket, hedeflenen kurumsal hedefe ulaşamaz. Özellikle, Covid-19 ile birlikte bunun önemi yeniden anlaşıldı ve iş iletişimi şirketlerde odak noktası haline geldi. Etkili bir iş iletişim ağı kuramayan firmalar süreci iyi yönetemediler. Bunun sonucunda kurumsal hedeflerini gerçekleştiremediler ve gerileme yaşadılar. Hatta bazı firmalar çok daha büyük darbeler alarak iflas etti. Ancak iş iletişimi iyi olan şirketler yeni düzene kolayca adapte oldular. Bu şirketler, kâr marjlarını artırdılar, kurumsal hedeflerine ulaştılar ve pazardaki konumlarını daha iyi hale getirmelerini ve daha iyi rekabet avantajı elde etmelerini sağladılar.
İş İletişiminde Profesyonelliğin Önemi
Profesyonellik, herhangi bir meslekteki kişilerin belirli rolleri yerine getirmek için gerekli görgü, bilgi ve becerilere sahip olmalarıdır. Aynı zamanda bir kişiyi tanımlamak için önemli bir yardımcı araçtır. Çünkü profesyonellik, belirli davranış kuralları gerektirir. Profesyonel bir kişi belirli bir erdeme ve sorumluluk bilincine sahiptir. Başka bir deyişle, profesyonellik bir iş etiği gerektirir. Profesyonellik etkili iş iletişiminde çok önemlidir çünkü, iletişimin kalitesini belirler. Aynı zamanda, daha etkili iş iletişimi sağlayarak bireylere büyük katkılarda bulunur.
Bireylere Katkısı:
- Profesyonellik, kişinin iş hayatına ayrı bir alan ayırmasını sağlar. Bir başka deyişle iş hayatını ve kişisel hayatını ayırması profesyonelliğin ilk koşuludur. Profesyonel olmak, iş ve görev bilincini sağlar. Bununla birlikte dürüstlük ve sorumluluk duygusu getirir.
- Profesyonellik, insanlar için değişmez değerlerden biridir. Kişiye özgü değildir ve karşı tarafın tutum ve davranışına göre de değişmez. İş iletişimine farklı bir perspektiften yaklaşmayı sağlar. Ek olarak, kişinin her durum ve koşulda kontrolü ele almasını sağlar. Örneğin, çağrı merkezi çalışanları birçok farklı insanla iletişim kurar. Bazen müşteriler saygısız veya kaba davranışlarda bulunabilirler. Buna rağmen, birçok çalışan kişisel duygularını her zaman kontrol altında tutmayı ve iletişimi sakin bir şekilde sürdürmeye başarır.
Şirketlere ve İş iletişimine Katkısı:
- Profesyonellik, meslektaşlar arasında saygıyı ve kaliteli bir iletişimi teşvik eder. Marka değerinin artmasını sağlar. Böylece şirketler, işletmeler arası daha kaliteli ve başarılı bir iletişim geliştirir.
- Profesyonellik, meslektaşların herhangi bir sorunu kolektif bir şekilde çözmelerine yardımcı olur. Sorunun tam olarak ve iyi bir şekilde anlaşılmasını da sağlar. Bu sayede ekipler, daha kolay ortak bir bilinç oluşturup beyin fırtınası yapabilir ve çözüm odaklı bir yaklaşım sergileyebilirler. Bir sorun ile karşılaşıldığında daha hızlı ve kolay bir şekilde çözülür ve etkili iş iletişimi sağlanır.
- Profesyonellik, marka değerini belirleyen ölçütlerden biridir. Bu sayede müşterilerle daha iyi ve kaliteli iletişim kurabilirsiniz. Yanlış anlamaları önleyebilirsiniz, sorunları daha verimli ve etkili bir şekilde çözüme ulaştırabilirsiniz. Ayrıca, müşteri bağlılığını ve marka sadakatini geliştirebilirsiniz. Bu sayede müşterilerin sizi yeniden tercih etmelerini sağlarsınız, aynı zamanda sizin ürün ve hizmetlerinizi yeniden satın almalarına teşvik edersiniz .
- Profesyonellik, şirketteki çalışanların yetkinliğini arttırır. Çalışanların daha verimli çalışmasını sağlar.
Etkili İletişim Yoluyla Güçlü İlişkiler Kurmak
- İyi ve etkili iş iletişimi için sağlıklı ve elverişli bir ortam gereklidir. İşletmede sağlıklı iletişimin olmamasının ana sebeplerinden biri bazen iş ortamında mobbing olmasıdır. Mobbing uygulanmayan şirketlerde çalışanlar kendilerini daha rahat hissederler. Yargılanmadıklarını hissederler ve şirket tarafından değer gördüklerini düşünürler. Böylece kendilerini daha rahat, özgür ve iyi ifade ederler.
- İş iletişimi artık sadece yüz yüze kurulmamaktadır. Birçok insan internet üzerinden iletişimini sürdürmekte. Bu nedenle, iletişim kuran kişinin teknik yeterliliği ve kullandığı teknolojik araçlar iletişime uygun olmalıdır. Örnek vermek gerekirse, kullandıkları cihazların kamera ve mikrofon gibi iletişimi sağlayan özelliklerinin yeterli olması.
- Her sektörün kendine has terim ve deyimleri vardır. İletişim kuracak kişi, ticari terimlere ve deyimlere aşina olmalıdır. Bu sayede karşı tarafı daha iyi anlayabilir ve etkili bir iş iletişimi kurabilirler.
- Kişi kendini düzgün bir şekilde ifade etmeyi öğrenmelidir. Her iş ortamında belli bir dil standardı vardır. Yeni işe giren kişiler, sektöre göre ilişki kurmayı ve kendini profesyonel bir şekilde ifade etmeyi öğrenir. Aynı zamanda, kişi sözlü ve yazılı iletişim arasındaki ifade farklılıklarına hakim olmalıdır ve buna göre iletişim kurmalıdır.
Etkili İş İletişimi İçin 4 Öneri
Hedef Kitlenizin İletişim Tarzını Öğrenin
Profesyonellik, yalnızca kendinizi saygılı ve doğru telaffuzla tek tip olarak ifade etmek değildir. Karşınızdaki iletişim kurduğunuz kişiye göre de kendini nasıl ifade etmeniz gerektiğini bilmeniz gerekir. Bir başka deyişle, etkili bir iş iletişimi için ilişki dinamiklerini bilmeniz ve analiz edebilmeniz gerekir. Örneğin, bir pazarlama yöneticisini ele alalım. Şirket CEO’su ile, takım arkadaşıyla veya müşteri ile arasındaki iş iletişimi farklıdır. Bunun sebebi her biriyle kurduğu ilişki farklı olduğu içindir. Her birine kullandığı sözcükler, davranış biçimi ve kendini ifade etme biçimi farklıdır.
İfade Etmek İstediklerinizi Basit ve Kısa Tutun
İş dünyası, her sektörde iletişim üzerine kuruludur. Çünkü şirketi oluşturan, ürün ve hizmet üretmesini sağlayan ana etmen çalışanlardır. Bu nedenle, etkili iş iletişimine sahip olmak önemlidir. Bir şey hakkında sunum yaptığınızda veya kendinizi ifade etmek istediğinizde, insanlara karmaşık bir şekilde anlatırsanız, insanların sizi anlaması zorlaşır. Aynı zamanda anlatmak istediğiniz konu ile ilgili bir şeyleri kaçırabilirler veya yanlış anlaşılmanıza sebep olabilir. Bu durum, sağlıksız iletişime ve verimsiz bir ekip çalışmasına yol açar. Dolayısıyla yaptığınız ve ürettiğiniz işi etkiler. Bu nedenle, etkili bir iş iletişimi ve verimli bir ilişkisi istiyorsanız, ifade etmek istediklerinizi kısa, öz ve basit tutmalısınız.
E-postada ve Yazılı Anlatımda İfade Etme Biçiminize Özen Gösterin
Sesli ve yazılı iletişim birbirinden farklıdır. Yazılı iletişim tarzı daha karmaşıktır. Çünkü iki farklı insan aynı metni okuyup farklı şeyler algılayabilirler. Bir kişi okuduğu metni agresif ve kötü bulabilirken bir başkası daha iyimser bulabilir ve normal karşılayabilir. Şirketlerin hiyerarşik yapıları vardır ve ast-üst ilişkileri arasında farklı iş iletişim dinamikleri vardır. Bu nedenle e-postanın ya da herhangi bir yazılı metnin kime ve hangi konuda gönderildiği çok önemli bir faktördür. Değişmeyen faktörler, herkesin aynı şeyi anlayabileceği şekilde açık, kesin ve resmi bir dil kullanmanızdır. Ayrıca yazılı ve etkili iş iletişimi için belli bir resmi dil ve üslupla yazılmalıdır.
İletişimi Daha Kolay ve Hızlı Hale Getirmek için Teknolojiyi Kullanın
Günümüzde etkili iş iletişimi kurmanın tek yolu yüz yüze toplantılar değildir. İnsanlar nerede olurlarsa olsunlar internet üzerinden birçok iletişim kanalı ile iletişim kurabilirler. Özellikle Covid-19 ile birlikte bu durum giderek arttı. Pandemi ile birlikte çalışanlar arasında çoğunlukla çevrimiçi platformlarda iş iletişimi sağlandı. Ayrıca birçok kurumsal firma uzaktan çalışma sistemine geçiş yaptı. Bu nedenle, iş hayatında etkili iş iletişimi kurmak için şirketlerin teknolojik yeterliliğe sahip olması gerekiyor. Bu yeterlilik sadece iyi teknolojik araçlara sahip olmak anlamına gelmez. Çünkü, insanlar bu araçları verimli bir şekilde kullanmalı ve teknolojik bilgisi iyi olmalıdır. Kısacası, etkili iş iletişimi istiyorsanız, teknolojik bir sorunu kolay ve hızlı bir şekilde çözebilmeniz ve teknik olarak nitelikli olmanız gerekir.
Özet
Bir şirkette çalışan bireylerin, şirketteki tüm birimler ile kurduğu ve şirketlerin aralarındaki bilgi paylaşım süreci mesela, günlük iş süreçlerinin ve görevlerin yerine getirilmesi için iş iletişim kullanılır. Sorunları hızlı çözebilen, hedef odaklı, ekip çalışması oluşturan bir şirket istiyorsak etkili iş iletişimi kurmalıyız.
Etkili iş iletişimi, profesyonel bir ortam ve profesyonel çalışanlar gerektirir. Profesyonellik, herhangi bir meslekteki insanların belirli rolleri yerine getirmek için gerekli özel bilgi ve becerilere sahip olmalarıdır. Ayrıca, bir iş ahlakı gerektirir.
Kişi, kendini doğru ifade etmeyi öğrenmelidir. İş ortamında bir dil standardı varsa yeni çalışan şartlara uyum sağlar ve kendini daha profesyonel bir şekilde ifade etmeyi zamanla öğrenir. Aynı zamanda, kişi sözlü ve yazılı iletişim arasındaki farkı anlamalıdır. Böylece etkili iş iletişimi kurabilir.
Kaynakça: