Teknolojinin son yıllardaki hızlı ilerlemesi sayesinde yeni atılımlar ortaya çıkmıştır. Teknolojinin hızla dönüştürdüğü ve şekillendirdiği sektörlerin başında telekomünikasyon sektörü gelmektedir.
İnsan doğası gereği, her zaman daha fazlasını ve daha iyisini beklemektir. Memnuniyetsizlik ve daha fazlasını keşfetme merakımız, tarihte her zaman daha iyi fırsatlar için yollar açmıştır. Bu gibi faktörler nedeniyle, giderek daha fazla işletme geleneksel telefon sistemlerinden VoIP teknolojisine hızla geçiş yapmaktadır. Bu yazımızda, küçük işletmeler için VoIP neden önemlidir sorusunu cevaplayacağız.
VoIP teknolojisinin çalışma prensibi şöyledir: Bilgisayar yazılımı sesinizi kaydeder, ve bunu İnternet üzerinden gönderilen dijital bir sinyale kodlar. Bütün bu işlemler aynı anda gerçekleşir.
VoIP teknolojisi, geleneksel telefon sistemlerinin aşamadığı engelleri aşmaktadır ve geneli itibariyle eski sistemlere göre oldukça avantajlı bir yapı olduğunu kanıtlamıştır. Bu sebeple özellikle küçük işletmeler için VoIP oldukça önem arz etmektedir.
Daha fazla işletmenin, düşük maliyetli olması dışında VoIP telefon sistemlerine geçmesinin birçok nedeni vardır. Bu blog yazısında, VoIP teknolojisinin küçük işletmelere sağladığı faydalardan detaylı olarak bahsedeceğiz.
Maliyet Tasarrufu
İşletmelerin büyük bir bölümü için, VOIP sistemi geleneksel telefon sisteminden daha düşük bir maliyetle çalışmaktadır. Ancak bu durum VoIP’i ‘ucuz ve basit seçenek’ yapmaz. Çünkü VOIP teknolojisi çok daha gelişmiş bir yapıya sahiptir ve daha kalitelidir. Ayrıca sanal telefon sistemlerinin kalitesi, büyük ölçüde internet bağlantınızın kalitesine bağlıdır ve yüksek hızlı geniş bant bağlantısı ile beraber kullanımı önerilmektedir.
VoIP sayesinde, aynı hesapta olan birden fazla kullanıcınız varsa, dünyanın neresinde olursanız olun dahili hatlar arasındaki aramalar ücretsiz gerçekleşir.
Ölçeklenebilirlik
Küçük bir işletmeye sahipseniz, ana hedeflerinizden biri kesinlikle büyümedir. En başından doğru teknolojiye yatırım yaparak, bu hedefi gerçekleştirme yolunda büyük bir adım atmış olursunuz.
İşiniz büyüdükçe daha fazla çalışana ve daha fazla donanıma ihtiyacınız olacaktır. Neyse ki, VoIP teknolojisini kullanmak için ek bir yazılım gerekmez ve bir donanım aracı olarak bilgisayarınızda bir yazılım telefonu (softphone) kullanabilirsiniz. Softphone kullanmak çok uygun maliyetlidir ve genellikle donanımsal olarak güncelleme gerektirmez.
Artan İşlevsellik
VoIP teknolojisi daha gelişmiş ve daha iyi işlevlere sahiptir. Çağrı yönlendirme özelliği sayesinde hiçbir çağrı cevapsız kalmaz. Örneğin, seyahat halindeyken bile sadece yanınızda telefonunuzun varsa çağrıları kaçırmazsınız. Bu şekilde numaranıza düşen çağrıları cevaplamak için tek ihtiyacınız bir İnternet bağlantısıdır.
Esneklik
Geleneksel telefon sistemlerinde, telefonları bir noktadan başka bir noktaya taşımak ve tüm sistemi tekrar kurmak genellikle oldukça stresli bir iştir. Ancak VoIP teknolojisinde telefon numaranızla seyahat bile edebilirsiniz. Özellikle uzaktan çalışmayı tercih ediyorsanız veya bu şekilde çalışmanız gerekiyorsa VoIP teknolojisi size büyük esneklik sağlayacaktır.
VoIP, İnternet bağlantısı olan herhangi bir iletişim cihazında kullanılabildiği için, firmanız için yepyeni bir dünyanın kapıları açılır. Siz ve çalışanlarınız kablosuz bir telefonla ofisteki masalarınıza ve ofislerinize bağlı olmaktan kurtulabilirsiniz. Bunun yerine, herhangi bir yerde olabilir ve hala ofisteymişsiniz gibi kesintisiz iletişim halinde olabilirsiniz.
Güvenlik
Geleneksel telefon sistemleri ile karşılaştırıldığında, VoIP teknolojisi çok daha güvenilirdir. VoIP, standartlaştırılmış şifreleme protokolleriyle çağrıları ve verilerinizi güvenli hale getirir. Örneğin bu şifreleme protokolü normal bir telefon bağlantısıyla yapılamayacak bir işlemdir.
VoIP sağlayıcıları genel olarak SIP protokolünü tercih ederler. VoIP teknolojisindeki önemli noktalardan biri de, ses sinyallerinin dataya çevrilerek internet üzerinden iletilmesidir. Bu yüzden firmanızda kaliteli bir iletişim için, kesintisiz bir internet bağlantısına sahip olmanız oldukça önem arz etmektedir.
Çağrı Kayıt Hizmeti
VoIP sayesinde tüm görüşmeleriniz kayıt altında tutulabilir ve saklanabilir. Bu sayede dilediğiniz zaman eski çağrıları tekrar dinleyebilir, önemli durumlar hakkında notlar alabilirsiniz. Aynı zamanda saklanan çağrılar kalite uzmanınız tarafından değerlendirme sürecinde de kullanılabilir.
Bu modern telefon teknolojisi sayesinde, müşterilerin günün hangi saatinde en çok aradığını, her bir aramanın ortalama ne kadar sürdüğünü belirlemek için de çağrı geçmişini inceleyebilirsiniz.
Kullanım Kolaylığı
Geleneksel telefon sistemi kullanan şirketler, sistemlerini özelleştirmek veya güncellemek için genellikle bir teknisyene veya bilişim uzmanına ihtiyaç duyarlar. Ancak, VoIP sisteminin kullanımı çok daha kolaydır. Birçok VoIP telefon sistemi, bir masaüstü veya bir mobil uygulama ile birlikte gelir.
Bu sistem sayesinde santral anons kurgunuzu güncelleyebilir, çağrı dağıtım kurallarını ayarlayabilir, mesai saatlerini ve bekletme müziğinizi değiştirebilir, ve daha fazlasını yapabilirsiniz.
Yazılım Entegrasyonu
Bazı VoIP sistemleri, CRM sistemleri, müşteri veritabanları, ödeme sistemleri dahil olmak üzere birçok yazılımla entegre şekilde çalışabilir. Örneğin, bir müşteri firmanızı aradığında, o müşteriyle ilgili tüm bilgiler masaüstü ekranda açılabilir. Tüm VoIP sağlayıcıları bu düzeyde bir entegrasyon sunmaz, bu nedenle çözüm ararken VoIP sağlayıcıları arasında araştırma yapmak önem arz etmektedir.
Eğer siz de VoIP telefon sistemlerinin işletmeniz için en uygun çözüm olduğunu düşünüyorsanız, Bulutfon‘un sunduğu avantajlardan faydalanmak için hemen bizlerle iletişime geçebilirsiniz.
Kaynaklar: